Tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự là gì? Hồ sơ, thủ tục như thế nào?

Hợp thức hóa lãnh sự là gì đang là điều được nhiều người quan tâm. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để biết được khái niệm hợp thức hóa lãnh sự cũng như những thông tin cơ bản cần biết nhé!

Hợp thức hóa lãnh sự là gì?

Hợp thức hóa lãnh sự là cách gọi khác của hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là quy trình bắt buộc phải thực hiện khi bạn có nhu cầu sử dụng giấy tờ nước ngoài hợp  pháp tại Việt Nam. 

Theo khoản 2, điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định: 

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc các cơ quan thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ hay tài liệu của nước ngoài để được công nhận, sử dụng hợp pháp tại Việt Nam”.

Những điều cần biết về hợp pháp hóa lãnh sự

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm hợp thức hóa lãnh sự, điều tiếp theo bạn cần phải biết đó là các nội dung xoay quanh quy trình này. 

Cơ quan nào phụ trách hợp pháp hóa lãnh sự trong nước?

Khi có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể nộp hồ sơ tại các cơ quan:

• Cục lãnh sự bộ ngoại giao Việt Nam
• Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

Đây là những cơ quan của bộ ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Các cán bộ cơ quan ngoại vụ tại địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi được bộ ngoại giao tập huấn nghiệp vụ. 

Giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Mọi giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam đều cần thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. 

Đó là:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên, dựa theo nguyên tắc có đi có lại
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và nước ngoài
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật
• Giấy tờ, tài liệu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Để có thể sớm có kết quả giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự sử dụng tại Việt Nam, bạn cần nắm rõ quy trình, trình tự thực hiện thủ tục này. 

Bước 1: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận, trả hồ sơ của sở ngoại vụ hoặc cục lãnh sự bộ ngoại giao 

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy định: Cơ quan thẩm quyền sẽ trực tiếp hướng dẫn cho người dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ: Tiến hành in phiếu tiếp nhận, hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ lên bộ phận chuyên môn để giải quyết

Bước 2: Phòng chuyên môn rà soát, kiểm tra hồ sơ

Khi hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, phòng chuyên môn sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ theo thời gian đã hẹn với người dân

Bước 3: Cục lãnh sự sẽ tiến hành trả hồ sơ như đã hẹn

Người dân có thể đến trực tiếp để nhận kết quả hoặc nhận qua đường bưu điện (trường hợp người dân ở các địa phương khác) 

Có nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự?

Đây là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra. Bởi với không ít người, việc sử dụng dịch vụ sẽ mất nhiều chi phí. Tuy nhiên, dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự từ A-Z ra đời với lợi ích giúp người dân nhanh chóng có được kết quả hợp pháp hóa lãnh sự mà vẫn tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại. Không chỉ thế, dịch vụ này còn giải quyết cho những trường hợp người dân không nắm được thủ tục, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự hay không có thời gian để trực tiếp tiến hành việc này. 

Việc làm sai hồ sơ, giấy tờ nhiều lần không chỉ tốn nhiều chi phí đi lại, hoàn thiện bổ sung mà còn rước thêm bực dọc, ảnh hưởng không nhỏ đến công việc, cuộc sống. Vì thế, việc sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự được xem là cần thiết.

Dịch 123 – đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự uy tín 

Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự, Dịch 123 sẽ giúp bạn sớm có được giấy tờ sử dụng hợp pháp tại Việt Nam hoặc ngược lại. Mặc dù là công ty dịch thuật chuyên nghiệp nhưng Dịch 123 vẫn cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác liên quan, trong đó có hợp pháp hóa lãnh sự.

Các lợi thế Dịch 123 đang sở hữu:

• Đội ngũ nhân viên dịch thuật giỏi, chuyên môn cao
• Liên kết chặt chẽ với các cơ quan thẩm quyền về công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự
• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, bài bản
• Cam kết trả kết quả đúng thời gian đã hẹn với khách hàng
• Tận tình hỗ trợ, tư vấn khách hàng 
• Giá dịch thuật tiếng Anh, dịch thuật đa ngôn ngữ phải chăng, hợp lý

Trên đây là những điều cần biết về hợp thức hóa lãnh sự. Nếu bạn đang có nhu cầu, hãy liên hệ ngay với Dịch 123 để được hỗ trợ một cách tốt nhất.