Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ Quy trình quản ly dịch thuật

• Tiếp nhận tài liệu gốc từ khách hàng (bản giấy hoặc file mềm).

• Kiểm tra tính hợp lệ, tình trạng tài liệu, ngôn ngữ nguồn và yêu cầu ngôn ngữ đích.

• Ghi nhận mục đích sử dụng (công chứng, hồ sơ du học, hồ sơ pháp lý, visa…).

• Lập phiếu tiếp nhận và báo giá.

👉 Mục tiêu: Đảm bảo đầu vào rõ ràng, xác định đúng yêu cầu và phạm vi dịch vụ.

Bước 2: Phân loại tài liệu và phân công biên dịch viên Trong Quy trình quản ly dịch thuật

• Phân loại tài liệu theo lĩnh vực: pháp lý, học thuật, y tế, kỹ thuật, tài chính, hành chính…

• Phân công biên dịch viên phù hợp chuyên môn và kinh nghiệm.

• Thiết lập tiến độ và người kiểm tra độc lập (reviewer).

👉 Mục tiêu: Đảm bảo đúng người – đúng chuyên môn – đúng thời hạn.

Bước 3: Biên dịch lựa chọn Quy trình quản ly dịch thuật

• Biên dịch viên thực hiện dịch nội dung theo quy chuẩn thuật ngữ của Văn phòng 123.

• Giữ nguyên tính pháp lý, cấu trúc và ngữ nghĩa của tài liệu gốc.

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ (nếu có) để đảm bảo tính thống nhất về thuật ngữ.

👉 Mục tiêu: Tạo bản dịch chính xác, chuẩn ngữ pháp và đúng văn phong chuyên ngành.

Bước 4: Hiệu đính và kiểm tra chất lượng nội bộ trong Quy trình quản ly dịch thuật

• Biên tập viên (hoặc kiểm tra viên thứ hai) đối chiếu bản dịch với bản gốc:

  • Kiểm tra ngữ nghĩa, thuật ngữ, định dạng, số liệu, tên riêng.

  • Sửa lỗi và thống nhất các chi tiết trình bày.

• Lưu hồ sơ hiệu đính để kiểm soát chất lượng.

👉 Mục tiêu: Đảm bảo bản dịch hoàn thiện 100% trước khi công chứng.

Bước 5: Công chứng bản dịch

• Chuẩn bị hồ sơ: bản gốc, bản dịch, chứng chỉ người dịch.

• Người dịch ký xác nhận bản dịch trước công chứng viên.

• Công chứng viên kiểm tra, ký và đóng dấu xác nhận hợp pháp.

• Cấp bản sao công chứng theo yêu cầu khách hàng.

👉 Mục tiêu: Hợp pháp hóa bản dịch, đảm bảo tính pháp lý và xác thực.

Bước 6: Kiểm tra sau công chứng

• Nhân viên kiểm soát chất lượng rà soát lại toàn bộ hồ sơ:

  • Dấu mộc, chữ ký, số trang, thông tin khách hàng.

• Scan và lưu trữ bản công chứng trên hệ thống nội bộ.

• Thông báo hoàn thành và bàn giao hồ sơ cho khách hàng.

👉 Mục tiêu: Ngăn ngừa sai sót sau công chứng, đảm bảo hồ sơ hoàn thiện tuyệt đối.

Bước 7: Lưu trữ – Đánh giá – Cải tiến là 1 bước quan trọng trong Quy trình quản ly dịch thuật

• Lưu hồ sơ dịch thuật và công chứng tối thiểu 6–12 tháng.

• Thu thập phản hồi khách hàng về chất lượng dịch vụ.

• Đánh giá hiệu suất biên dịch viên và cải tiến quy trình định kỳ.

👉 Mục tiêu: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục theo tiêu chuẩn ISO 9001.