Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ Quy trình quản ly dịch thuật
Tiếp nhận tài liệu gốc từ khách hàng (bản giấy hoặc file mềm).
Kiểm tra tính hợp lệ, tình trạng tài liệu, ngôn ngữ nguồn và yêu cầu ngôn ngữ đích.
Ghi nhận mục đích sử dụng (công chứng, hồ sơ du học, hồ sơ pháp lý, visa…).
Lập phiếu tiếp nhận và báo giá.
👉 Mục tiêu: Đảm bảo đầu vào rõ ràng, xác định đúng yêu cầu và phạm vi dịch vụ.
Bước 2: Phân loại tài liệu và phân công biên dịch viên Trong Quy trình quản ly dịch thuật
Phân loại tài liệu theo lĩnh vực: pháp lý, học thuật, y tế, kỹ thuật, tài chính, hành chính…
Phân công biên dịch viên phù hợp chuyên môn và kinh nghiệm.
Thiết lập tiến độ và người kiểm tra độc lập (reviewer).
👉 Mục tiêu: Đảm bảo đúng người – đúng chuyên môn – đúng thời hạn.
Bước 3: Biên dịch lựa chọn Quy trình quản ly dịch thuật
Biên dịch viên thực hiện dịch nội dung theo quy chuẩn thuật ngữ của Văn phòng 123.
Giữ nguyên tính pháp lý, cấu trúc và ngữ nghĩa của tài liệu gốc.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ (nếu có) để đảm bảo tính thống nhất về thuật ngữ.
👉 Mục tiêu: Tạo bản dịch chính xác, chuẩn ngữ pháp và đúng văn phong chuyên ngành.
Bước 4: Hiệu đính và kiểm tra chất lượng nội bộ trong Quy trình quản ly dịch thuật
Biên tập viên (hoặc kiểm tra viên thứ hai) đối chiếu bản dịch với bản gốc:
Kiểm tra ngữ nghĩa, thuật ngữ, định dạng, số liệu, tên riêng.
Sửa lỗi và thống nhất các chi tiết trình bày.
Lưu hồ sơ hiệu đính để kiểm soát chất lượng.
👉 Mục tiêu: Đảm bảo bản dịch hoàn thiện 100% trước khi công chứng.
Bước 5: Công chứng bản dịch
Chuẩn bị hồ sơ: bản gốc, bản dịch, chứng chỉ người dịch.
Người dịch ký xác nhận bản dịch trước công chứng viên.
Công chứng viên kiểm tra, ký và đóng dấu xác nhận hợp pháp.
Cấp bản sao công chứng theo yêu cầu khách hàng.
👉 Mục tiêu: Hợp pháp hóa bản dịch, đảm bảo tính pháp lý và xác thực.
Bước 6: Kiểm tra sau công chứng
Nhân viên kiểm soát chất lượng rà soát lại toàn bộ hồ sơ:
Dấu mộc, chữ ký, số trang, thông tin khách hàng.
Scan và lưu trữ bản công chứng trên hệ thống nội bộ.
Thông báo hoàn thành và bàn giao hồ sơ cho khách hàng.
👉 Mục tiêu: Ngăn ngừa sai sót sau công chứng, đảm bảo hồ sơ hoàn thiện tuyệt đối.
Bước 7: Lưu trữ – Đánh giá – Cải tiến là 1 bước quan trọng trong Quy trình quản ly dịch thuật
Lưu hồ sơ dịch thuật và công chứng tối thiểu 6–12 tháng.
Thu thập phản hồi khách hàng về chất lượng dịch vụ.
Đánh giá hiệu suất biên dịch viên và cải tiến quy trình định kỳ.
👉 Mục tiêu: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục theo tiêu chuẩn ISO 9001.