Để giúp cho nhà tuyển dụng có thể tuyển được những ứng viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu của công ty và ứng viên thì có thể dễ dàng tìm được công việc phù hợp với năng lực của bản thân thì một bảng mô tả công việc chuẩn là không thể thiếu. Bảng mô tả công việc không chỉ phác họa được những nét cơ bản của công ty và vị trí công việc cần tuyển dụng mà còn là tài liệu để trả lời cho những thắc mắc của ứng viên. Vậy, như thế nào là một bảng mô tả công việc chuẩn? Cách làm bảng mô tả công việc chuẩn như thế nào?… Cùng tham khảo bài viết sau đây nhé!

Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Đồng thời bảng mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó nắm rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao cũng như quyền hạn có được khi thực hiện những công việc đó. 

Một bản mô tả công việc thường được viết, diễn tả bằng ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu tạo sự khác biệt so với những vị trí công việc khác.

Bảng mô tả công việc có tầm quan trọng như thế nào?

Bảng mô tả công việc có vai trò cực kỳ quan trọng trong suốt quá trình tuyển dụng, đào tạo và làm việc của nhà tuyển dụng cũng như các ứng viên. Một bảng mô tả công việc chuẩn sẽ giúp:

  • Kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên
  • Tạo ra sự công bằng cho mỗi vị trí công việc khác nhau.
  • Tránh các tình huống va chạm phân bì công việc giữa các nhân viên với nhau
  • Nêu lên ý nghĩa của mỗi vị trí công việc khác nhau cùng đóng góp vào sự phát triển của công ty.
  • Tránh sự chồng chéo trong sắp xếp và phân công công việc

Riêng đối với nhà tuyển dụng

Ngoài những ý nghĩa chung trên thì bảng mô tả công việc còn có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng như:

  • Giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ của các ứng viên dự tuyển, dễ dàng tìm kiếm được người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng.
  • Giúp nhà tuyển dụng đưa ra kế hoạch xây dựng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty, doanh nghiệp
  • Là cơ sở để quản lý, đánh giá năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên
  • Căn cứ để thuyên chuyển, bố trí nhân sự khi họ không còn phù hợp với vị trí công việc hiện tại nữa.

Đối với nhân viên

Bảng mô tả công việc cũng có ý nghĩa rất lớn đối với nhân viên, giúp nhân viên:

  • Nắm và hiểu được những yêu cầu cần làm cũng như quyền hạn được hưởng của mình đối với vị trí công việc ứng tuyển
  • Tự đánh giá mức độ phù hợp giữa năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân đối với yêu cầu công việc.
  • Làm tròn trách nhiệm, bổn phận đảm bảo yêu cầu và đúng tiến độ của công việc

Những yếu tố quan trọng trong một bảng mô tả công việc cần có

Một bảng mô tả công việc theo nguyên tắc cần phải có những yếu tố quan trọng và cần thiết sau:

Mục tiêu công việc

Một bản mô tả công việc chuẩn là một bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu, định hướng của vị trí công việc đó cần đạt được. Đó là sứ mệnh và tầm nhìn cho một công việc cụ thể. Để làm tốt phần này, bảng mô tả công việc cần phải thỏa mãn những điều kiện sau:

  • Trả lời được câu hỏi vì sao vị trí công việc này cần phải có?
  • Vai trò của vị trí này đối với quá trình vận hành chung của bộ phận và của cả doanh nghiệp như thế nào?
  • Mô tả cần phải ngắn gọn trong khoảng 1-2 câu về mục đích công việc này
  • Mô tả mục đích công việc cần thể hiện được mong muốn và kỳ vọng cũng như yêu cầu công việc đối với các ứng viên.

Vị trí công tác/ chức danh công việc

Ở mục này cần phải mô tả “làm cái gì” chứ không phải “làm như thế nào”. Vị trí công tác/ chức danh công việc phải bao gồm những gì mà người ứng tuyển sẽ làm (ví dụ: nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên,…) và cấp độ của người đó tại vị trí đó trong công ty là gì (ví dụ: trưởng phòng, quản lý,…).

Ngoài ra, ở mục Vị trí công tác/ chức danh công việc cần phải: 

  • Được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện
  • Diễn tả ngắn gọn, rõ ràng và chính xác
  • Cung cấp thêm thông tin về cấp trên trực tiếp, và các quản lý có liên quan khác, cũng như cấp dưới thuộc quản lý ( nếu có).
  • Ghi rõ ngày soạn thảo hoặc sửa đổi các bản mô tả công việc.

Ví dụ : 

Chức vụ: Kỹ thuật viên

Bộ phận/Bộ môn: Nghiệp vụ

Báo cáo cho: Trưởng phòng nghiệp vụ

Cập nhật: Ngày 30 Tháng 8 năm 2021

Mô tả nhiệm vụ:

Đây là phần quan trọng nhất trong một bản mô tả công việc cần phải có. Mô tả nhiệm vụ chính và các công việc cụ thể mà người làm tại vị trí công việc này cần phải hoàn thành thật tốt để đạt được mục đích công việc đã nêu trên. Đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc và các nhiệm vụ được giao phó. Phần mô tả nhiệm vụ nên:

  • Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần, bắt đầu với kết quả hoặc trách nhiệm quan trọng nhất mà nhân viên sau khi trúng tuyển cần phải thực hiện.
  • Sử dụng tiêu chuẩn để đo lường, đánh giá kết quả như KPI, Deadline hoạc các tiêu chuẩn khác
  • Mô tả cách thức mà người đảm nhiệm vị trí cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ được giao một cách ngắn gọn và dễ hiểu.

Yêu cầu về trình độ năng lực ứng viên

Để tuyển dụng được những ứng viên sáng giá, phù hợp với vị trí cần tuyển dụng thì bảng mô tả công việc cần phải nêu rõ: 

  • Người làm vị trí công việc này cần có những kỹ năng nào?
  • Kinh nghiệm các ứng viên cần có là gì?
  • Không phân biệt đối xử ứng viên về giới tính, dân tộc, vùng miền…
  • Trình độ văn hóa yêu cầu là gì?
  • Tuổi đời trong khoảng nào?
  • Yêu cầu về sức khỏe, ngoại hình, Năng khiếu đặc biệt, tiền án tiền sự (nếu có) 
  • Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng, tính cách cá nhân và thái độ làm việc của ứng viên.

Địa điểm làm việc

Địa điểm làm việc của vị trí tuyển dụng nên được để hiển thị trước và chính giữa trên mô tả công việc để người tìm việc có thể quyết định xem có apply hay không. Đó là công việc làm tại công ty thì địa điểm này xa hay gần vị trí ứng viên, hoặc nếu đó là công việc linh động thì ứng viên có thể làm việc tại nhà hay không…

Quyền lợi được hưởng

Quyền lợi được hưởng là những gì công ty có thể cung cấp, đáp ứng cho ứng viên như: môi trường làm việc, bảo hiểm, thời gian nghỉ phép, du lịch, phụ cấp cơm trưa, xăng xe,… nếu có. Đây là điều dễ gây nên sự thu hút đối với các ứng viên. 

Mức lương 

Đa số phần này các công ty thường không đưa ra một mức lương cụ thể nào mà chỉ đưa ra mức lương chung chung trong một khoảng nào đó hoặc thỏa thuận trong khi phỏng vấn. Tuy nhiên, các ứng viên sẽ có thiện cảm hơn đối với những công việc đưa ra một mức lương cụ thể để dễ dàng lựa chọn và ứng tuyển.

Giờ làm việc

Giờ làm việc cũng là một thông tin không thể thiếu trong một bản mô tả công việc. Việc cung cấp khung giờ làm việc rõ ràng sẽ giúp ứng viên không bị bỡ ngỡ và chuẩn bị trước tinh thần đối với công việc mình sắp ứng tuyển.

Hồ sơ, giấy tờ cần thiết

Trong bảng mô tả công việc tất nhiên không thể thiếu những thông tin về hồ sơ, giấy tờ cần thiết khi tuyển dụng ứng viên cho công ty, doanh nghiệp mình. Đó có thể là bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân…

Bảng mô tả công việc chuẩn cần tuân thủ theo những nguyên tắc nào?

  • Nêu rõ ràng vai trò của vị trí cần tuyển

Việc nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển giúp cho các ứng viên dễ dàng xác định được mục đích cũng như nhiệm vụ của công việc mà mình sẽ đảm nhận là gì và cần trau dồi, nâng cao những kỹ năng cần thiết nào để đảm bảo đáp ứng những yêu cầu và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. 

Bên cạnh đó nhờ vào sự rõ ràng trong vai trò của vị trí tuyển dụng cũng là cơ sở để ứng viên đánh giá được vị trí cần tuyển dụng có phù hợp và giúp họ phát triển sự nghiệp, thăng tiến trong tương lai hay không. 

  • Bảng mô tả công việc cần cụ thể, có trọng tâm

Bảng mô tả công việc cụ thể, có trọng tâm có nghĩa là phải bao gồm đầy đủ các nội dung cần có như đã nói ở phần 3 và cần phải ngắn gọn, súc tích, có trọng tâm, đi thẳng vào vấn đề cần truyền tải.

Điều này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng đỡ mất thời gian để giải thích lại yêu cầu công việc và ứng viên đỡ lãng phí thời gian, công sức của mình cho những vị trí không phù hợp. 

  • Dùng đúng thuật ngữ trong ngành

Bảng mô tả công việc phải được viết bằng thuật ngữ mà các ứng viên trong ngành tuyển dụng thường xuyên sử dụng. Điều này sẽ giúp cho rất nhiều những ứng viên tiềm năng biết đến và ứng tuyển.

  • Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc quá nhún nhường

Biểu hiện ở việc nhà tuyển dụng đòi hỏi quá nhiều ở ứng viên hoặc những cụm từ có thể làm dập tắt sự hứng thú ứng tuyển của những ứng viên có thể sẽ là một nhân tố tuyệt vời cho công ty.

  • Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí ứng tuyển

Để quảng bá sự hấp dẫn của vị trí ứng tuyển, ngoài mức lương phù hợp, chế độ đãi ngộ hấp dẫn có thể giới thiệu thêm về môi trường làm việc, văn hóa của công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi bật và lộ trình thăng tiến cho những ai có năng lực trong tương lai. Điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng được dễ dàng thuận lợi và chiêu dụ được nhiều ứng viên tài năng hơn cho công ty, doanh nghiệp mình.

Mẫu bảng mô tả công việc chuẩn nhất hiện nay

Dưới đây là bảng mô tả công việc chuẩn nhất hiện nay, bạn có thể tham khảo: 

Bảng mô tả công việc

….., Ngày….tháng…năm ….

 

Người thiết lậpNgười kiểm soátNgười phê duyệt
(ký tên)

Họ tên:…………………………..

Chức vụ:………………………..

Ngày:……………………………

(ký tên)

Họ tên:…………………….

Chức vụ:……………………

Ngày:………………………..

(ký tên)

Họ tên:………………

Chức vụ:……………….

Ngày:……………..

Chức danh công việc:………………………………………………..Mã số công việc:……………
Khối:……………………………….Phòng:…………………..Bộ phận:……………………
Địa điểm làm việc:………………………………………………………………………………..
Chức danh cấp trên trực tiếp:…………………………………………………………………

 

  1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

……………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………….

  1. VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC

………………………………………………………………………………………………………………….

III. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC

Bên trongBên ngoài
  
  
  

 

  1. NHIỆM VỤ CỤ THỂ 
STTNỘI DUNG CÔNG VIỆC
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 

 

  1. QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

………………………………………………………………………………………………………………….

  1. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

 

– Số ngày làm việc trong tuần: … ngày, Từ thứ … đến thứ … hàng tuần.

– Thời gian làm việc trong ngày như sau:

  • Sáng từ … giờ đến … giờ
  • Chiều từ … giờ đến … giờ 

– Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: … 

– Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.

VII. CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ CHO VỊ TRÍ NÀY

1Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe 
2Trình độ học vấn / chuyên môn 
3Trình độ ngoại ngữ / tin học 
4Năng lực / kỹ năng 
5Số năm kinh nghiệm làm việc 
6Số năm kinh nghiệm yêu cầu trong công việc 
7Các yêu cầu khác (nếu có) 
8Ưu tiên 

 

NGƯỜI NHẬN VIỆC

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Tôi đã hiểu và đồng ý các công việc được giao)

NGƯỜI GIAO VIỆC

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Như vậy, tóm lại một bảng mô tả công việc khoa học, đúng chuẩn và hiệu quả sẽ giúp cho công ty, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản khá lớn đồng thời cũng giúp cho các ứng viên dễ dàng nắm bắt cơ hội, ứng tuyển vào những vị trí công việc phù hợp với nhu cầu, năng lực bản thân. Hy vọng bài viết “Hướng dẫn cách làm bảng mô tả công việc chuẩn nhất” trên đây sẽ đem lại cho bạn những thông tin hữu ích cần thiết trong tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.

Dự án TIÊU BIỂU

Dự án dịch thuật 1

Biên dịch tiếng Anh 3000 trang sách hướng dẫn sử dụng vận hành tài liệu chuyên ngành ô tô cho công ty Toyota Việt Nam dự án kết thúc trong 90 ngày

Dự án dịch thuật 2

Dịch tiếng Hàn 1000 Trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng điện thoại samsung note cho tập đoàn Sam sung Yên Phong Bắc Ninh, Dự án hoàn thành 45 ngày

Dự án Phiên Dịch 3

Phiên dịch tiếng Nhật 7 ngày hội thảo giới thiệu sản phẩm của công ty Toyota tại 173 Xuân thủy cầu Giấy

Dự án dịch thuật 4

Dịch 7 ngôn ngữ cho tập đoàn Vingroup ra mắt sản phẩm mới quảng bá thương hiệu xe VinFast đến toàn cầu.

Dự án dịch thuật 5

Phiên dịch training Tiếng anh sang tiếng việt 05 ngày cho cấp lãnh đạo Trang thương mại điện tử Shopee bán hàng đa kênh

Dự án dịch thuật 6

Dịch Cuốc sách 5000 Trang Tiêng Pháp cho Bệnh viện Quốc tế Hồng Ngọc

Dự án dịch thuật 7

Biên Dịch 70 bài giảng 40000 Trang cho dự án đào tạo cán bộ cấp cao đi đào tạo tại nhật bản

Dự án dịch thuật 8

Dịch 20000 Trang hướng dẫn đào tạo cán bộ cho tập toàn Chinlung Cần Giuộc Long An, dự án kết thúc 50 Ngày.

Dự án dịch thuật 9

Dịch Dự án 2000 Trang Tiếng Anh, tiếng Đức, dẫn độ tội phạm cho Bộ Công An dự án kết thúc 20 ngày

CHỨNG NHẬN & CAM KẾT

GIẤY CHỨNG NHẬN CỦA CHÚNG TÔI

CẢM NHẬN CỦA KHÁCH HÀNG

Cảm nhận trước và sau khi sử dụng dịch vụ

1. Phạm Cường

"Công ty dịch thuật 123 là đơn vị tốt nhất mà tôi đã từng sử dụng. Chúc các bạn sức khỏe và luôn thành công. Tôi muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt tới bạn Hải Yến, người hỗ trợ chúng tôi!"

2. Thu Cúc

"Giá trị tạo lập niềm tin, niềm tin chính là một trong những điều quan trọng nhất trong cuộc sống. Tôi đã tin các bạn và sẽ lựa chọn Dịch thuật 123 cho các Dự án dịch thuật kế tiếp của chúng tôi xin trân trọng cám ơn chúc thành công"

3. Mr Jone

"I would like to thank all those that worked on the project. We are very satisfied with the results and happily impressed with the professionalism of your team and company in general."

4. Lan Nhi

"Cảm ơn các bạn đã hỗ trợ dịch tài liệu cho Lan Nhi vào đêm muộn đến sáng sớm, thật hạnh phúc khi công việc đã hoàn thành với đối tác. Dịch vụ tốt và chuyên nghiệp, chúc các bạn luôn thành công nhé!"

5. Vũ luca

"Bản dịch tốt lắm, ngày lễ 30-4 mà bên mình vẫn online hỗ trợ tốt hồ sơ của mình xin trân trọng cám ơn"

6. Huỳnh Thảo

"Phiên dịch của bên bạn làm việc rất chuyên nghiệp đối tác của chúng tôi rất hài lòng về cuộc đàm phán lần này."

7. Bảo Trân

"Tôi đánh giá cao về chất lượng bản dịch bên bạn, đúng chuyên ngành y học của tôi, tôi đã hoàn thành luận án tốt nghiệp kịp tiến độ."

8. Ngọc Quý

"Tôi hoàn toàn tin tưởng 100% vào dịch vụ của các bạn tôi sẽ sử dụng vào lần tiếp theo nếu có công việc liên quan"

KHÁCH HÀNG ĐÃ TÍN NHIỆM SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Liên hệ: 0934.532.999