Những thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lần đầu tiên

Hợp pháp hoá lãnh sự bạn cần chú ý những điều gì

Để hiểu rõ bản chất hợp pháp hoá lãnh sự là gì ? Hợp pháp hoá lãnh sự cần những thủ tục nào bạn có thể tham khảo chi tiết nội dung bài viết “Tìm hiểu chi tiết về thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam”

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ ĐƯỢC CHIA THÀNH 02 PHẦN:

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:

01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Bảng hướng dẫn thực hiện việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam và chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài theo các điều ước quốc tế song phương giữa Việt Nam và các nước, pháp luật Việt Nam và nguyên tắc có đi có lại.

Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự Thái Lan

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở Nước Ngoài

Tương tự các giấy tờ từ Việt Nam hợp pháp hóa để sử dụng tại nước ngoài thời gian cũng  sử dụng các bước ngược lại tương tư như trên

Xem thêm: Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Chúng ta phải có dấu của bộ ngoại của nước sở tại

Sau đó xin dấu của cục lãnh sự Viêt Nam chứng thực dán tem cục lãnh sự lên văn bản

Văn bản có tem lãnh sự Việt Nam Mang đi dịch thuật công chứng tư pháp để sử dụng tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu? Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự chia ra làm hai nơi để hỗ trợ công dân tại Miền Nam và Miền Bắc
Phía Bắc là  Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: (+84 4) 3.7993125

Fax: (+84 4) 3.8236928

Email: cls.mfa@mofa.gov.vn

Website: https://lanhsuvietnam.gov.vn/

Theo quy định, chú  hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật Việt Nam, Bộ ngoại giao là cơ quan đủ thẩm quyền để hợp pháp hóa các tài liệu trong nước, còn các cơ quan đại diện ngoại giao, các lãnh sự quán, đại sứ quán hay cơ quan được ủy quyền có thẩm quyền hợp pháp hóa các tài liệu ở ngoài nước.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ của Cục lãnh sự Hà Nội
Giờ mở cửa: Buổi sáng : 7 h 45 – 10 h sáng

Buổi chiều: 1 h 15  – 3h chiều

Thời gian trả kết quả của Cục lãnh sự Hà Nội
Buổi sáng : 7 h 45 – 11 h sáng

Buổi chiều: 1 h 15  – 4h chiều

Phía Nam là Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh (nộp hồ sơ trực tiếp)

(6 Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – để gởi văn thư)

Điện thoại: +84 8 38224224 / +84 8 38251436

Email: snv@hcm.vnn.vn

Website: http://mofahcm.gov.vn/

Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ ngoại giao là cơ quan đủ thẩm quyền để hợp pháp hóa các tài liệu trong nước, còn các cơ quan đại diện ngoại giao, các lãnh sự quán, đại sứ quán hay cơ quan được ủy quyền có thẩm quyền hợp pháp hóa các tài liệu ở ngoài nước.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ của Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Giờ mở cửa: Buổi sáng : 7 h 45 – 10 h sáng

Buổi chiều: 1 h 15  – 3h chiều

Thời gian trả kết quả của Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Buổi sáng : 7 h 45 – 11 h sáng

Buổi chiều: 1 h 15  – 4h chiều

CON TEM XÁC NHẬN ĐÃ ĐƯỢC HỢP PHÁP HÓA CỤC LÃNH SỰ

Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu TPHCM

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với việc chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài thì thủ tục chứng nhận lãnh sự gồm:

1. Giấy tờ, tài liệu yêu cầu để chứng nhận lãnh sự tại Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh. Tùy theo lãnh sự quán mà tài liệu, giấy tờ này được được quy định khác nhau. Thông thường các đại sự quán chỉ yêu cầu bản sao y bản chính là đủ, tuy nhiên điều này sẽ không đúng với lãnh sự quán Đức, Malaysia, Trung Quốc hay Đài Loan. Trường hợp này bạn cần liên hệ với chúng tôi để tư vấn vì thủ tục phức tạp, không nói vài dòng ở đây được.

Chú ý: Việc chứng nhận lãnh sự có thể là chứng nhận sao y bản chính hoặc chứng nhận lãnh sự bản dịch, tùy trường hợp cụ thể mà thực hiện.

+ Bản photo của giấy tờ tài liệu cần chứng nhận lãnh sự (không cần công chứng, chỉ photo là đủ)

2. 01 tờ khai chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự , theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

3. Bản gốc giấy tờ tùy thân, thường là cmnd, hoặc hộ chiếu gốc trường hợp nộp trực tiếp. Trường hợp nộp qua đường bưu điện thì chỉ cần nộp bản photo cmnd, hộ chiếu (không cần chứng thực).

01 phong bì ghi rõ họ tên, địa chỉ chỉ người nhận, số điện thoại (trường hợp đăng ký gởi và nhận kết quả qua đường bưu điện)
– Bản gốc của tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự và bản photo để đối chiếu. Đối với tài liệu cần chứng nhận lãnh sự thì 100% phải trình bản gốc đối chiếu, các bạn chú ý nhé.

Điều kiện để tài liệu, giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự
Để được cán bộ tiếp nhận của Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh đồng ý phê duyệt hồ sơ, thì các giấy tờ, tài liệu này phải đáp ứng các yêu cầu sau:

– Tài liệu còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu sửa chữa hay thay đổi gì hoặc mục đích không chính đáng.

– Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của đại diện lãnh sự/ đại sứ quán / cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài phải được giới thiệu trước đó cho Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

– Tài liệu, giấy tờ phải được cơ quan thẩm quyền nước ngoài ban hành và chứng nhận (gồm lãnh sự quán, đại sự quán, cơ quan đại diện được ủy quyền – các cơ quan này đặt tại TP. Hồ Chí Minh)

điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự

Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Để bắt đầu khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại đường dẫn https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn. Sau khi hiện lên giao diện, bạn xem hình dưới đây:

cách khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Giao diện chính của khai hợp pháp hóa lãnh sự

Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự cần chú ý các thông tin chính để điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến (online) tại Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh:  Chúng tôi chỉ lược qua những thông tin quan trọng:

1. Giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự: Chọn tên giấy tờ như bằng, bảng điểm, bản dịch…. cho đúng mục đích của tờ khai.

2. Tên người nộp hồ sơ, căn cứ vào cmnd gốc hay hộ chiếu gốc ở phần thành phần hồ sơ

6. Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước *: chọn quốc gia mà hồ sơ nộp cho họ

7. Mục đích sử dụng: định cư, du lịch, kết hôn…

9. Nơi nộp hồ sơ: Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh

Sau khi điền xong, bạn chọn (tick) “Tôi xin cam đoan những lời khai trên là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác của hồ sơ này” và nhấn “Hoàn thành”, hệ thống sẽ hiện ra tờ khai điện tử có mã tờ khai và mã xác thực).

Kế tiếp nên tải tờ khai về máy để lưu (để lưu số tờ khai và mã xác nhận để có thể vào in lại tờ khai trong trường thất lạc tờ khai đã in)

Kế tiếp, In ra tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự và kẹp cùng với thành phần hồ sơ đã ghi ở trên.

Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự đường Bùi Minh Trực

Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Thời gian trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự
Đối với số lượng hồ sơ <= 10 bộ: 01 ngày làm việc sau khi Bộ ngoại giao tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự hợp lệ. Nếu bạn nộp sáng sớm hôm nay thì kết quả sẽ trả vào sáng sớm hôm sau, nếu bạn nộp vào buổi chiều, thì kết quả hợp pháp hóa lãnh sự sẽ trả vào chiều hôm sau.

Đối với số lượng hồ sơ > 10 bộ: 5-7 ngày làm việc (tức không tính ngày thứ 7 và chủ nhật)

Trên đây là quy định chung. Trường hợp bạn cần nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự trong ngày (sáng nộp chiều nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự), hãy gọi ngay chúng tôi để tư vấn, tuy nhiên bạn phải liên hệ sớm nhất có thể, trễ thì không giải quyết được.

Các bước Hợp pháp hóa lãnh sự
> Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (gồm các thành phần hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở trên)

> Bước 2: Nộp hồ sơ

> Bước 3: Bộ ngoại giao sẽ xem xét và phê duyệt nếu hồ sơ hợp lệ.

> Bước 4: Người nộp hồ sơ nhận kết quả và  đóng lệ phí, căn cứ lịch hẹn trên giấy biên nhận.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam được thể hiện khá chi tiết, trong điều 6 của thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, trong thực tế, đối với hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì các loại bằng cấp, chứng chỉ được thể hiện bằng tiếng nước ngoài đều phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt thì mới có thể sử dụng, và được cơ quan chức năng tại Việt Nam tiếp nhận.

Ngoài ra, căn cứ Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, xem tại đây)

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự
Căn cứ Điều 10. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, xem tại đây)

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự
Các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự (cũng bao gồm quy định về chứng nhận lãnh sự) được chi phối bởi các quy định sau:

1. Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành ngày 5/12/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2012

2. Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ Ngoại giao ban hành ngày 20/03/2012, hiệu lực từ ngày 15/05/2012

3. Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 24/10/2016, hiệu lực từ ngày 01/01/2017

4. Thông tư 02/2020/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành ngày 14/02/2020, hiệu lực từ ngày 01/04/2020

5. Thông tư 01/2020/TT-BNG về Lãnh sự danh dự nước Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành 06/02/2020, hiệu lực từ ngày 23/03/2020

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự /chứng nhận lãnh sự nhanh trong ngày
Nếu bạn là người bận rộn, bạn chưa bao giờ làm hợp pháp hóa lãnh sự, bạn lo âu không biết có làm tốt không, không biết có sai sót gì không, trong khi các lãnh sự quán lại thúc hồ sơ, lúc đó, hãy gọi ngay chúng tôi để thực hiện dịch vụ thay cho bạn, đặt biệt là chúng tôi cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự nhanh trong ngày, sáng giao tài liệu, chiều có thể nhận kết quả, thậm chí sáng giao và nhận kết quả trong buổi sáng. Tuy nhiên bạn phải liên hệ thật sớm cho chúng tôi để có đủ thời gian thực hiện.

Xem dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự từng loại tài liệu
Nếu Quý Khách không có thời gian để đi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hãy liên hệ với dịch thuật 123 để hợp trợ dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự cho Quý Khách
ĐT/Zalo: 0934532999 – hanoi@dich123.com